【フォルダの整理が苦手な方向け】フォルダ整理を仕組み化し効率的に働ける環境を作る方法

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

効率的にフォルダを管理して

探し物の時間を劇的に減らす方法

をお伝えします！

・どこに何のファイルが入っているのか

    分からなくなり見つけ出すのに

　時間がかかって業務が滞る…

・ダウンロードしたファイルが

    どこにいったのか分からなくなったため

　もう一度ダウンロードをする手間が

　発生することがある…

・フォルダの整理をしたいけれど

    どのようにすれば良いのかが

    思いつかず結局そのままになっている…

もしこのような悩みを抱いている方は

是非これからお伝えする方法を

試してみてください！

フォルダ整理が楽しくなり

サクサクと整頓できるようになります！

そうはいっても

フォルダ管理は手間でついつい

後回しにしてしまいそう…

と思われる方も

いらっしゃるかもしれません。

フォルダ管理において発生する

「手間」というのは

・フォルダの中身の確認作業と

・フォルダの移行作業

の大きく２つだと思います。

確かに”フォルダの中身の確認作業”には

少し時間をかける必要があります。

しかし世のビジネスパーソンが

探し物にかけている時間は

なんと年間150時間！！

この時間ロスは非常にもったいない。

フォルダの確認作業に
１日（8時間）かかるとしても
その8時間の手間で
150時間が短縮できると考えると

非常にコスパが良いです！

そしてひとたびフォルダを整理したら
あとの管理はルールに従うだけ


何事も初動には時間がかかるかと思いますが

流れに乗れたら

一気に楽になります。

フォルダ管理も同様です！

ではその具体的な管理方法とは？

以下のステップの通りです。

① フォルダの中身を確認し
　 どこに何があるのかを把握する

② フォルダ分けのルールを作る
※重複がないように注意

③ ルールに沿ってフォルダを分ける

④ フォルダに格納するファイル表記の
　 ルールを作りそのルールに従い保存する

上から1つずつ解説していきます。

フォルダの中身を確認

先ほども記載しましたが

こちらの作業には少し時間がかかります。

ですがこの作業で得られる効果は

位置の把握だけでなく

「どんな資料があるのか」を

知ることにもあります！

事実、私が何度か部署移動をした際

毎回このフォルダの確認作業を

していたのですが

この作業を行うことによって

部署で使用している資料が分かり

なんとなく仕事の全体像が

見えるようになります！

整理整頓をするだけで

仕事の流れの確認をもできるのです！
まさに一石二鳥！

 フォルダ分けのルール作り

こちらは勤め先によって

作成方法が異なるかと思いますので

一概には言えませんが

個人で管理するフォルダに置いては

おすすめの方法があります。

それは

「仕事の流れの順番で

　フォルダを作成すること」

例えば

何かのものを仕入れて売る場合

仕入れるものの値段を保管する　00_見積フォルダ

仕入れ値を元に売値を計算する　10_請求書フォルダ

取引成立後受発注書を保管する　20_受発注書フォルダ

のように上から順にすると

分かりやすいためおすすめです！

ちなみに冒頭に記載のある数字は

通し番号の意味もありますが

ファイルを選択する際

キーボードで該当の数字を

入力すると一気にそのフォルダへ

移動してくれるため

こちらもつけることをお勧めします。

③〜④

こちらは記載の通りです。

④においては

例えば

【20230125_案件名】見積書　のように

日付、案件名、ファイルの中身がわかるもの

のように

一目でそのファイルの

中身がわかるような

ものが良いです。

日付もどれが最新のものか

分かるようにするために

付けたほうが良いでしょう。

どうでしょうか？

どれも簡単且つすぐに

実行できるようなもの

ばかりだと思います！

フォルダが整理できず

ぐちゃぐちゃになってしまうのは

フォルダのルールが

定まっていないことに

大きな課題があります。

ルールの運用を徹底すれば

整理する手間も省け

探し物の時間も大幅に短縮できます！

フォルダの管理はルール作りから！

さっそく今日から実践してみましょう！