【資料作りに苦手意識を抱いている方必見】５つのポイントを意識するだけでかっこいい資料が作れる！
こんにちは！
業務効率化オタクのりあんです！
本日は
ポイントを掴むだけで
かっこいい資料が
作れるように方法をお伝えします！
・企画書を作ってみたものの
どうも幼稚で説得力に欠ける
資料になってしまう
・どのようにしたら
見た目がより良いか分からず
資料作成スキルが伸びない
・かっこいい資料を見ても
どこをどうすれば同じものが
作れるのか見当がつかない
このようなお悩みをお持ちの方必見です！
資料のレイアウトにおいて
大切なポイントを5つ
押さえておくだけで
かっこいい資料を作ることができます！
たった5つで？
と思うかもしれませんが
どんなかっこいい資料でも
資料の見せ方を良くするために
必要な重要な要素はそんなに多くはありません。
これからお伝えする
５つのポイントを意識するだけで
十分資料の見栄えが変わります！
このポイントを知らずに
資料作りに取り組んでいても
なかなか上達せず資料作りに
嫌気がさすかもしれません。
かくいう私がそうでした。
自分なりに良い資料を作ろうと
試行錯誤を繰り返していましたが
どうも上手くいきません。
職場で3年間自力で
資料作りに励んでいましたが
出来はイマイチで自信喪失
企画書の作成を
依頼されるたびに
非常に戸惑っていました。
必要な要素はいれたけれど
変に余白がありすぎて
この先どうすれば良いのか分からない。
図や画像を入れると
一気に幼稚なデザインになってしまい
直し方が分からない…
そんなことを思い悶々としていました。
そこで何冊かデザインに関する本を読み
知人のデザインが得意な人の
作業を見てデザインについて
勉強を始めました。
それからの成長具合は圧倒的で
3年間の努力はたった
１ヶ月の努力にも
満たないほどでした！
冒頭に申し上げたとおり
たった5つのポイントを
意識しただけです。
その5つのポイントとは
以下の通りです！
① 情報ごとにまとめて整理する
まずは作成する資料(画像)で
伝えたいことを整理し
ジャンルごとに分類しましょう。
あちこちに情報が散在していると
読む(見る)方も必要な内容を
把握するのに手間がかかります。
読み手がストレスを
感じることなく読めるような
資料にしましょう。
② 見出しを作る
①の作業後、
各項目ごとに見出しをつけ
伝えたい内容は何かを
端的に表しましょう。
細々小さな文字で
説明書きされていると
その情報量の多さに
圧倒され見られなくなりがちです。
③ 資料全体のテイストを合わせる
かっこいいデザインは
基本的に資料全体のテイストが
統一されています。
フォントひとつとっても
様々な種類のフォントが
あるとそれだけで
統一感がなくなってしまいます。
文字の強弱は
太字やサイズで調整し
使用するフォントの種類は多くても
2種類までにしてみましょう。
また色数についても同様に
多くても3色程度が無難です。
白やグレーを基調とさせ
アクセントとして2色程度使用すると
色同士が変に干渉しすぎず丁度良い
バランスに落ち着きます。
⑤ 立体的に整える
①〜④を実践すると
「整ったデザイン」にはなると思います。
ただそれだけでは
のっぺりとした
2次元的だけでの
デザインになってしまいます。
最後は前後での強弱
シャドウをつけたり
オブジェクト同士を
重ねてみたりして
立体感をだしてみると
より資料にメリハリがつき
かっこよさが増してきます。
どうでしょうか？
どれも簡単に試せるようなもの
ばかりだったと思います。
独創性のあるデザインは
さらに想像力を働かせる必要も
ありますが、
体裁を整えた
読みやすくかっこいい資料なら
上記のポイントを意識するだけでも
十分作ることができます！
あとはとにかく
アウトプットしまくって練習あるのみです！
千里の道も一歩から！
資料作りを楽しんでいきましょう！！
【Excelに苦手意識をお持ちの方必見！】エクセルの基本構造を理解し使えるようになる方法
こんにちは！
業務効率化オタクのりあんです！
本日は
Excelの基本構造が
どうなっているのかを
お伝えします！
・Excelと聞くだけで苦手意識が
先行してしまいついつい
Excel業務を後回しにしてしまう
・Excelの計算機能の仕組みが
理解できていなくて
結局手計算で入力している
・関数など上手に組み込み
業務の効率化を図りたいが
難易度が高く手がつけられない
このようなお悩みを抱えている方必見です！
一見難しく見えるExcelですが
意外と単純な構造に驚かれるでしょう。
基本構造を理解すれば
間違いなくExcelに対する
苦手意識が払拭されます！
裏を返せば基本構造を知らないでいると
一向にExcelを使いこなせるようには
なりません。
上述したようにExcelに苦手意識を
抱いている方のほとんどは
この基本構造を理解していません。
私自身、社会人になりたての頃は
Excelの構造が分からず
Excelの資料作りを
依頼されると
逃げ出したくなっていました。
会社のフォーマットに記入する際も
既に組み込まれている数式を
壊してしまわないかと緊張しながら
入力していました。
誤った操作をしたらパニック！
もう一度一からやり直す…
なんてこともしていました。
そんな私でもExcelの勉強を
始めて1ヶ月もする頃には
自ら率先して社内共有用の
Excel資料を作成し部署内に
配布するようになっていました。
同僚からもExcel操作について
教えて欲しいと言われ
気づけば部署内の
Excelマスターに！
根本のExcelの仕組みさえ
抑えてしまえば
枝葉の情報は基礎知識を
応用させたようなものばかりなため
理解スピードは格段に上がります。
本日はそのExcelの基本構造の中でも
最も基礎的な3つの要素をお伝えします！
① 入力文字の種類
② 関数の仕組み
③ 表示形式と書式
それではこれらを1つ1つ解説します！
① 入力文字の種類
Excelで1番はじめに
知っていただきたいことは
"入力文字の種類"についてです。
入力文字とほ
セル(1つのマス)内に入力する文字のこと。
それには
「数字」と「数字以外の文字」があります。
Excelは本来計算するのに特化した
ソフトなため数字を用いることで
様々な計算を行うことができます。
それとは別に
普段私たちが使用しているような
言語の入力も可能です。
ただこれは数字とは異なり
計算自体をすることはできないため
注意が必要です。
②関数の仕組みについて
Excelでは様々な関数を用いて
様々な計算を行うことができます。
基本的な書き方は
＝関数名(〇〇)
のような形
まずは
＝ で これから計算の指示をします
とコンピューターに知らせます。
次に
関数名を入力
(代表的なものはSUM や IF )
最後の(〇〇)という部分は
引数と言い
関数で計算したいデータを入力します。
引数が2つ以上ある場合は , で区切ります。
関数によって引数は変わってきます。
Excelにある関数は
なんと489個！！
とても全ては覚えきれません。
それら全てを覚えなくとも
日常的に使われているものは
限られているため
頻繁に使うもののみ
覚えておけば
実務では十分です。
基本の形は同じで
引数の書き方が異なるだけですので
構造自体は非常にシンプルです！
③表示形式と書式
表示形式とはセルに入力した値が
画面上で表れる形式のことです。
たとえば１００と入力した場合
パーセント（％）表記にしたり
ドル（＄）表記にすることができます。
入力されている値は変わらず
画面上で見える表記を
変えることが出来ます。
表示形式には
様々なものがあります。
実際に形式を変えてみることで
より実感ができると思います！
次に書式。
これは文字やセル自体の装飾を表しています。
フォントを変更したり、太字にしたり、
色をつけたり、罫線を引いたり…
この書式を変更することで
どこにどんな情報があるのか
見やすくする工夫ができるようになります。
他にもエクセルにはたくさんの機能が
搭載されているのですが
まずはこのポイントの3点を
抑えていただければ
これから
Excelを勉強していく際
内容理解の一助になります！
参考までに
Excelの勉強において
非常に有益な動画を紹介します。
https://youtu.be/Bo7GUN3G6fc
これを機に是非みなさんも
Excelマスターになってください！
【外出が多くて作業が進まない方必見】携帯との連携で外出時でもスムーズに業務を進行する方法
こんにちは！
業務効率化オタクのりあんです！
本日は
外出時PCが触れない時でも
携帯を使って効率的に作業する
方法をお伝えします！
・急ぎの仕事が入ったけれど
外に出ているため
すぐに着手できず困る
・移動の時間が多く
この時間を上手く活用して
溜まっている仕事を処理したい
・携帯にメモした内容などを
いちいちPCに転送するのが
手間で簡略化したい
そんな悩みを抱いたことはありませんか？
もしそうであれば是非
これからお伝えする内容を
試してみてください！
ちょっとした隙間時間を
上手く活用して
携帯だけでも業務を
進行できるようになります！
本当にパソコンなしで
作業なんてできるの？
と疑問に思われるかもしれません。
もちろん職種や業務内容によっては
難しい時もあるかもしれませんが
中には携帯だけで
完結するものもあります。
それは
PCにしかない情報を
必要としない作業全般です。
例えば
PC本体のドライブに入っている
データは見ることも編集することも
できませんが、
クラウド上にアップされた
情報であれば
閲覧も編集も可能です。
資料の確認や簡単な資料の手直しは
携帯でも行うことはできます。
このようにパソコンを
必要としない作業は
いくつかありますが、
今回はその中でも
パソコンと連携できて
且つ業務の効率化に繋がるものと
連携方法をお伝えします！
①PCとの連携環境の構築
まずはパソコンと連携ができるような
環境作りが必要です。
そのめにはアプリの
インストールが必須！
・社内で利用する
コミュニケーションツールの
インストール
・資料が見れるように対象資料のアプリ
・タスク管理のツール
(Googlekeep、OneNoteなど)
など日頃業務で使うような
アプリは携帯内にも
入れておくと便利です。
②タスクの管理
通常業務の中から見落とされがち
かもしれませんが隙間時間に
タスクの確認と
その優先順位付作業を事前に行えば
いざPCを開いて作業する際
初動が早くなります！
その際タスク管理を
パソコンと連携できるような
アプリがオススメです！
GoogleKeepやOneNote
iPhoneに搭載されているメモアプリでも
連携できるという点においては
有効かもしれません。
会社によってセキュリティ対応等
異なるため一概には言い切れませんが
私はOneNoteを愛用していました！
各案件ごとにシートを分けて管理でき
自由にメモも取れるため
大変使い勝手が良くオススメです♪
③コミュニケーション
先ほどの例では資料の
閲覧や編集について述べましたが
その先のコミュニケーション
つまり外部・内部との
連携作業も携帯なら
容易にできます。
例えば
資料の直しを依頼したい場合
簡単なものであれば
携帯でも対応可能ですが
量がある場合は
対象資料のスクショを撮り
修正して欲しい箇所を指定し
社内の協力者に
修正作業を依頼することができます。
そうすれば
自分が移動している間に
希望の資料が出来上がり
非常に効率的です！
また社外の方への資料提出や
届いているメールの対応も
隙間時間に済ますことができます。
多少見にくい部分もありますが
繰り返していくうちに
気にならなくなってきます。
慣れたらどこにいても
環境に左右されず
スピーディに仕事が
こなせるようになる！
是非これを機に
隙間時間も効率的に使える
ビジネスパーソンになりましょう！！
【PCの画面が整理できない方向け】デスクトップ画面を快適な状態にして効率的に仕事をする方法
こんにちは！
業務効率化オタクのりあんです！
本日は
PC画面を整理して
効率的に仕事をする方法を
お伝えします！
・一度に複数のファイルを
開いてしまうために
PC画面が見にくく
作業に時間がかかってしまう…
・ウィンドウをいったりきたりする
手間が煩わしいが
改善方法が分からない
・デスクトップが汚くて
ファイルを探すのに時間がかかり
作業によく手間取る
このような悩みを抱いた方必見！
これからお伝えする方法を
活用すれば
常に快適な環境を作り
煩わしさを感じずにPC作業が
できるようになります！
そんな環境作り、
知識がなくてもできるの？
と疑問を抱くかもしれません。
私もPC作業を始めたばかりの頃は
デスクトップは散らかりっぱなしで
複数ウィンドウを
開きながらの作業
どこに何があるか
分からなくなってしまい
一度全て閉じた後に
再度必要な分だけ開き直す
というようなことをしていました…
またExcel資料を見ながら
内容をPowerPointに写す
というような作業も
Excelファイルと
PowerPointファイルを
いったりきたりして
非常に手間がかかっていました。
しかし整理術を学んでからは一転、
上記のような煩わしさを
感じることは
全くなくなりました！
パソコン画面は
作業デスクと同じ
どこに何を置いて
どのように作業をするか
それさえ決めてしまえば
アナログでもデジタルでも
やることは変わりません！
PC画面の具体的な整理の方法は
以下の通りです！
1.デスクトップ画面の
フォルダ数を2列に収める
画面いっぱいにフォルダが
散らばっていると
見た目が汚いだけでなく
新規保存したフォルダが
どこに行ったかも
見つけにくくなります。
デスクトップ上の
フォルダ数は
必要最低限の数に絞りましょう。
2.画面分割を活用し作業する
複数ウィンドウを開いて
作業をする場合
画面を分割することをオススメします。
Windowsでは
元々その機能が備わっているため
Windows＋→(↓,←,↑)や
対象ウィンドウをドラッグし
画面端まで持っていくと
分割することができます。
そうすることで
ウィンドウ間をいったりきたり
する手間が省け
先ほどのExcelの内容を
PowerPointに写すような作業は
より簡単にできるようになります！
3.仮想デスクトップの活用
複数案件を抱えている方や
仕事とプライベートで
同じPCを使っている方向けですが
同じ画面で異なる種類の
業務を行っていたら
資料探し等でも時間がかかり
頭も混乱してきてしまいます。
そんな時に使えるのが
デスクトップの複製機能
この機能を使えば
デスクトップAでは 〇〇案件
デスクトップBでは ××案件 と
簡単に切り替えて作業ができます！
こうすることで
ウィンドウを出しすぎることなく
案件ごとに分けて
作業することが
できるため混乱も防げます！
上記の手法を実践していれば
冒頭で述べたような悩みは
一気に解決！
ストレスフリーな環境を
作ることができます！
作業自体はとっても簡単！
知っているのといないのとで
こんなにも変わってきます。
日常のちょっとした
ひと工夫で周囲に
差をつけていきましょう！
【フォルダの整理が苦手な方向け】フォルダ整理を仕組み化し効率的に働ける環境を作る方法
こんにちは！
業務効率化オタクのりあんです！
本日は
効率的にフォルダを管理して
探し物の時間を劇的に減らす方法
をお伝えします！
・どこに何のファイルが入っているのか
分からなくなり見つけ出すのに
時間がかかって業務が滞る…
・ダウンロードしたファイルが
どこにいったのか分からなくなったため
もう一度ダウンロードをする手間が
発生することがある…
・フォルダの整理をしたいけれど
どのようにすれば良いのかが
思いつかず結局そのままになっている…
もしこのような悩みを抱いている方は
是非これからお伝えする方法を
試してみてください！
フォルダ整理が楽しくなり
サクサクと整頓できるようになります！
そうはいっても
フォルダ管理は手間でついつい
後回しにしてしまいそう…
と思われる方も
いらっしゃるかもしれません。
フォルダ管理において発生する
「手間」というのは
・フォルダの中身の確認作業と
・フォルダの移行作業
の大きく２つだと思います。
確かに”フォルダの中身の確認作業”には
少し時間をかける必要があります。
しかし世のビジネスパーソンが
探し物にかけている時間は
なんと年間150時間！！
この時間ロスは非常にもったいない。
フォルダの確認作業に
１日（8時間）かかるとしても
その8時間の手間で
150時間が短縮できると考えると
非常にコスパが良いです！
そしてひとたびフォルダを整理したら
あとの管理はルールに従うだけ
何事も初動には時間がかかるかと思いますが
流れに乗れたら
一気に楽になります。
フォルダ管理も同様です！
ではその具体的な管理方法とは？
以下のステップの通りです。
① フォルダの中身を確認し
どこに何があるのかを把握する
② フォルダ分けのルールを作る
※重複がないように注意
③ ルールに沿ってフォルダを分ける
④ フォルダに格納するファイル表記の
ルールを作りそのルールに従い保存する
上から1つずつ解説していきます。
フォルダの中身を確認
先ほども記載しましたが
こちらの作業には少し時間がかかります。
ですがこの作業で得られる効果は
位置の把握だけでなく
「どんな資料があるのか」を
知ることにもあります！
事実、私が何度か部署移動をした際
毎回このフォルダの確認作業を
していたのですが
この作業を行うことによって
部署で使用している資料が分かり
なんとなく仕事の全体像が
見えるようになります！
整理整頓をするだけで
仕事の流れの確認をもできるのです！
まさに一石二鳥！
フォルダ分けのルール作り
こちらは勤め先によって
作成方法が異なるかと思いますので
一概には言えませんが
個人で管理するフォルダに置いては
おすすめの方法があります。
それは
「仕事の流れの順番で
フォルダを作成すること」
例えば
何かのものを仕入れて売る場合
仕入れるものの値段を保管する 00_見積フォルダ
仕入れ値を元に売値を計算する 10_請求書フォルダ
取引成立後受発注書を保管する 20_受発注書フォルダ
のように上から順にすると
分かりやすいためおすすめです！
ちなみに冒頭に記載のある数字は
通し番号の意味もありますが
ファイルを選択する際
キーボードで該当の数字を
入力すると一気にそのフォルダへ
移動してくれるため
こちらもつけることをお勧めします。
③〜④
こちらは記載の通りです。
④においては
例えば
【20230125_案件名】見積書 のように
日付、案件名、ファイルの中身がわかるもの
のように
一目でそのファイルの
中身がわかるような
ものが良いです。
日付もどれが最新のものか
分かるようにするために
付けたほうが良いでしょう。
どうでしょうか？
どれも簡単且つすぐに
実行できるようなもの
ばかりだと思います！
フォルダが整理できず
ぐちゃぐちゃになってしまうのは
フォルダのルールが
定まっていないことに
大きな課題があります。
ルールの運用を徹底すれば
整理する手間も省け
探し物の時間も大幅に短縮できます！
フォルダの管理はルール作りから！
さっそく今日から実践してみましょう！
【文字入力が億劫な方におすすめ】単語登録を駆使して文字入力の手間を省く方法
こんにちは！
業務効率化オタクのりあんです！
本日は
事前に単語登録しておき
文字入力を楽にする方法
をお伝えします！
・入力に時間のかかる単語や、
変換が出てこない単語を入力するのに
時間がかかり煩わしい
・パスワードが多岐に渡り
管理が難しい
このようなお悩みをお持ちの方必見です！
これからお伝えする方法を実践すれば
億劫な入力の作業を簡素化し
スピーディに文字入力ができる
ようになります。
例えば
入力した場合真っ当に入力すると
文字数も多く漢字変換も手間でしょう。
しかしこれからお伝えする方法を
実践すれば冒頭の3,4字程度
入力するだけで一気に
入力できるようになります！
これはただの一例に過ぎませんが
その他にもビジネス文書の
時候の挨拶やその他メールで
使用する定型分など
全てにおいて通用します。
この方法を知るまでは
毎回メール作成時や文書作成時に
ちまちまと入力作業を行っていました。
半角と全角が混ざった
言葉を入力する時は何度も確認。
それでも打ち間違えることもありました…
億劫だなと思いつつも
改善策が分からず放置
本当にもったいないことをしていました。
しかし文字入力簡素化の術を
知ってからは
入力時間の短縮はもちろんのこと
打ち間違いもなくなりました。
そのおかげか
仕事もずいぶん捗るようになった
気持ちになりました。
たかが文字入力
されど文字入力
その簡素化の術とは
「ユーザー辞書の活用」です！
使用する端末によって
名称が異なるかもしれませんが
よく使う単語類を予め端末に
備え付けられている辞書に登録するものです。
これまでこの機能自体は知っており
いくつか単語登録もしていましたが、
入力工数を減らすためのツール
として用途の幅を広げると非常に便利です。
先ほどの例であげた
ぼうとうの「とうだい」まで入力すれば
全文字入力できるよう登録すれば
あっという間に変換できます。
また単語登録以外にも
「1がつのあいさつ」と入力すれば
1月の時候の挨拶が出るといったように
自分に分かる登録方法で
用語を登録しても
活用範囲が広がります。
またよりビジネスよりの視点で
考えた場合、辞書登録以外にも
メールのテンプレ保存機能も有効です。
これは使用しているメールアプリにより
やり方は変わってくるのですが
大体のアプリに「テンプレ」を保存する
機能があると思います。
(もしない場合、私はテンプレ化したい文章を
下書き保存するようにしていました)
そちらに定型文を入れているおくことで
毎度メールの文章を考える時間と
入力作業の時間を大幅カットでき
メールをさばくスピードも
激増します！
登録作業自体は非常に簡単ですので
早速今日から実践してみましょう！
【議事録作成に時間がかかる方向け】商談時間内で議事録を作成する方法
こんにちは！
業務効率化オタクのりあんです。
本日は
商談の時間中に
議事録の大半を
完成させる方法
をお伝えします！
・議事録作成に時間がかかってしまい
実務に取りかかるのが遅くなる
・商談時の話が分からず
うまく議事録が取れない
・議事録はとるものの見にくくなる
このようなお悩みをお持ちの方必見です！
これからお伝えする方法を実践すれば
商談時間中に議事録を
取り終えることが
できるようになります！
見やすさを整える作業が発生しても
ほんの数分でできます！
本当にそんな短時間で
議事録が作成できるのか？
と不安になるかもしれませんが
私自身議事録の取り方を
工夫したことによって
商談時間内に議事録を完成させ
商談後すぐに関係各所へ議事録を
共有することができるようになりました。
新卒で入社したばかりの頃は
右も左も分からず初めは
議事録を作成するだけで
半日かかっていました。
そこから次第に時間は
早くなっていきましたが
それでも商談後1時間程度は
議事録作成の時間にあてていました。
通常の勤務時間が8時間の場合
1時間議事録作成に時間を
費やしてしまうのは
もったいないですよね。
この1時間で何をしていたかというと
話の内容を後から思い出して記録する
ということはほとんどないため主に
走り書きのメモもしくは記録を
綺麗な文章に変換して
体裁を整えていました。
また商談中にメモを取り損ねた
内容などあれば同行者に確認する
といったこともあると思います。
ではどのようにしてこの作業を
短縮していくか。
最も重要なことは
「事前準備」です。
その準備方法について
順を追って説明して行きます。
1.商談の内容を把握する
まず商談前にその商談では
どのような内容を話すのかを
予め知っておく必要があります。
(自分が話し手なら当然ですが)
若手のうちによくあるのが
とりあえず商談に同席して
議事録をとってくれ ということ。
先輩の指示通り同席したが
何が何だか分からない
というのはよく陥るパターンだと思います。
議事をとるにしても話の内容を
知らなければ限界があります。
事前に商談のイメージが
できるくらいにはしておきましょう。
また、もしその業界に入ったばかりで
専門用語等も分からない
という状況であれば
可能な限り話している内容を
書き綴りましょう。
そして
商談後に分からない単語の確認も含め
上司と話の流れを整理しながら
議事録をまとめましょう。
2.議事日程を作成しておく
商談内容の把握ができたら
次は話す流れに沿って
予め議題をメモしておきましょう。
手書きのメモよりも
パソコンでのメモを推奨しています。
(手書きだと転記作業が必要になるため)
またその際に
ある程度のレイアウトも
調整しておきましょう。
なかなか商談際中に
議事をとりながらレイアウトを
調整することは難しいです。
仕事の8割が事前準備
先に用意できることは
全て済ませておきましょう！
3.レイアウトの最終調整
最後に商談が終わってから
とった議事録に一通り目を通して
誤字脱字等ないか確認しておきましょう。
そして文字色の設定や見出しの作成等
誰もが読みやすいようレイアウトを整えたら
即関係各所へ
議事録を共有しましょう。
仮に内容に不備があったとしても
全員の記憶が新しいうちなら
正しい情報に修正してくれることも
あるかもしれません！
この1〜3の方法を
商談時に繰り返し練習していけば
いつのまにか商談中に
議事録を完成できるようになります！
早くかつ正確な仕事ぶりは
社内外からも
信用を得られます。
議事録をとるという
単純な作業ですが
ちょっとした作業でも
周囲の人と差をつけていきましょう！
