【議事録作成に時間がかかる方向け】商談時間内で議事録を作成する方法

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです。

本日は

商談の時間中に

議事録の大半を

完成させる方法

をお伝えします！

・議事録作成に時間がかかってしまい

   実務に取りかかるのが遅くなる

・商談時の話が分からず

   うまく議事録が取れない

・議事録はとるものの見にくくなる

このようなお悩みをお持ちの方必見です！

これからお伝えする方法を実践すれば

商談時間中に議事録を

取り終えることが

できるようになります！

見やすさを整える作業が発生しても

ほんの数分でできます！

本当にそんな短時間で

議事録が作成できるのか？

と不安になるかもしれませんが

私自身議事録の取り方を

工夫したことによって

商談時間内に議事録を完成させ

商談後すぐに関係各所へ議事録を

共有することができるようになりました。

新卒で入社したばかりの頃は

右も左も分からず初めは

議事録を作成するだけで

半日かかっていました。

そこから次第に時間は

早くなっていきましたが

それでも商談後1時間程度は

議事録作成の時間にあてていました。

通常の勤務時間が8時間の場合

1時間議事録作成に時間を

費やしてしまうのは

もったいないですよね。

この1時間で何をしていたかというと

話の内容を後から思い出して記録する

ということはほとんどないため主に

走り書きのメモもしくは記録を

綺麗な文章に変換して

体裁を整えていました。

また商談中にメモを取り損ねた

内容などあれば同行者に確認する

といったこともあると思います。

ではどのようにしてこの作業を

短縮していくか。

最も重要なことは

「事前準備」です。

その準備方法について

順を追って説明して行きます。

1.商談の内容を把握する

まず商談前にその商談では

どのような内容を話すのかを

予め知っておく必要があります。

(自分が話し手なら当然ですが)

若手のうちによくあるのが

とりあえず商談に同席して

議事録をとってくれ ということ。

先輩の指示通り同席したが

何が何だか分からない

というのはよく陥るパターンだと思います。

議事をとるにしても話の内容を

知らなければ限界があります。

事前に商談のイメージが

できるくらいにはしておきましょう。

また、もしその業界に入ったばかりで

専門用語等も分からない

という状況であれば

可能な限り話している内容を

書き綴りましょう。

そして

商談後に分からない単語の確認も含め

上司と話の流れを整理しながら

議事録をまとめましょう。

2.議事日程を作成しておく

商談内容の把握ができたら

次は話す流れに沿って

予め議題をメモしておきましょう。

手書きのメモよりも

パソコンでのメモを推奨しています。

(手書きだと転記作業が必要になるため)

またその際に

ある程度のレイアウトも

調整しておきましょう。

なかなか商談際中に

議事をとりながらレイアウトを

調整することは難しいです。

仕事の8割が事前準備

先に用意できることは

全て済ませておきましょう！

3.レイアウトの最終調整

最後に商談が終わってから

とった議事録に一通り目を通して

誤字脱字等ないか確認しておきましょう。

そして文字色の設定や見出しの作成等

誰もが読みやすいようレイアウトを整えたら

即関係各所へ

議事録を共有しましょう。

仮に内容に不備があったとしても

全員の記憶が新しいうちなら

正しい情報に修正してくれることも

あるかもしれません！

この1〜3の方法を

商談時に繰り返し練習していけば

いつのまにか商談中に

議事録を完成できるようになります！

早くかつ正確な仕事ぶりは

社内外からも

信用を得られます。

議事録をとるという

単純な作業ですが

ちょっとした作業でも

周囲の人と差をつけていきましょう！