【メール処理に追われている方必見】３つのポイントを意識するたけで効率的にメール処理できるようになります！

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

効率的なメール処理術を駆使して

メールを溜め込まなくなる方法

をお伝えします！

・毎日たくさんのメールが届き

   大事な要件を見落としてしまう

・メールの返信に時間がかかってしまい

   仕事の時間の大半をメールに費やしている

・メールの管理が不得手で

    必要なメールを探すのに時間がかかる

もしこのような悩みを抱いだことがあれば

是非これからお伝えするメール術を

試してみてください！

気がづけば

メールアプリをうまく活用し

効率的に働けるように

なっています！

実は仕事において

メール処理にかける時間は

想像以上に多いです。

ビジネスメール実態調査2021という

調査によると世の中のビジネスマンは

メールの処理に

1日平均2時間30分も

費やしているそうです！

 

8時間労働の場合

4分の１以上の時間に相当・・・

もったいないですよね。

この時間をグッと短縮できれば

メール処理以外の業務に時間を割けられ

生産性を高めることができます！

では実際どのようにして

メール処理を行なっていけば良いのか？

その方法は以下の通りです。

１． 処理済みのメールと未処理のメール

　　 保存用のメールとでフォルダを分ける

まずは受信BOXを見た際に

一目で自分が着手すべきタスクが分かるように

処理済みタスクと未処理タスクとで

分けるようにしましょう。

またタスクとして処理はしないけれど

閲覧等の目的で後日利用するメールは

保存用として別途フォルダを設けましょう。

２．テンプレートを用意する

冒頭のあいさつや仕事の依頼等

いつも共通して使う文面があると思います。

そういった文章は全てテンプレート化して

入力の手間を減らしましょう。

使用しているメールアプリ

もしくはすぐに開くことのできるツールに

テンプレートを保存しておきましょう。

３．来たメールに関してはひとまず返信

その場（5分程度）で捌ける内容であれば

メールが来たらその場で捌きましょう。

メールが溜まれば溜まるほど

見落としのリスクが高まります。

なるべく未処理タスクのフォルダが

少なくなるよう努めましょう。

また、少し時間がかかる内容だとしても

ひとまず簡易的に返信し

未処理フォルダに残しておきましょう。

これは人によるかもしれませんが

返信しておくことで相手に

確認したことの意思表示ができます。

また相手へ発信することで

そのタスクを処理しなければならない

という気に自分をさせられるため

先送りの防止にも繋がります。

どうでしょうか？

どれも簡単にできることばかりです。

メール術に限らず何事も下準備が重要！

まずは１、２で

効率的にメールを処理できる

環境を作りましょう！！