【業務効率化のやり方に困っている方必見】効率化の方法を知って仕組み化しよう！

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

日々の業務を効率化する手法と

そのサイクルの作り方

をお伝えします！

・仕事がなかなか終わらず残業続き…

・業務を効率化していきたいけれど

   どこから手をつけたら

   良いのか分からない

・どのような作業を

   どう効率化できるのか分からない

このようなお悩みをお持ちの方必見です！

これからお伝えする方法を実践すれば

1ヶ月で効率化のサイクルを

作れるようになります！

そのサイクルを作ったところで

本当に効率は上がるのか？

と思われるかもしれませんが

私自身、業務効率化の勉強を始めて

1ヶ月経った頃には部署内で

最も業務改善を行なったただけでなく

同僚からどのように

作業しているのかと相談が

殺到するようになりました！

勉強を始めるまでは

今から考えると非常に非効率な

働き方をしており毎日残業は当たり前。

それどころか

時間をかけなくて良いところへ

多大な時間を割いていて

自分自身のスキルアップの

チャンスを失ってばかりでした。

当時はどんなことが効率化できるか分からず

自身の働き方が非効率的だという

認識すらありませんでしたが

勉強を始めると

どこを効率化させれば良いかが分かり

日々の業務だけでなく

日常生活まで効率化することが

できるようになりました！

では実際どのように勉強すれば良いのか？

ステップは以下の通りです！

① ショートカットキーを覚える

② 探し物の時間を減らすために

     ファイル保存のルールを徹底管理する

③ 同じ作業をする業務がないか見直し

    定期業務はフォーマット化し

    更新箇所を最小限にする

まず、単純な作業スピードを

アップさせるために

ショートカットキーを

マスターしましょう！

マウスを使っているのと

そうでないのとでは

1つの作業にかかる

処理スピードが

大幅に変わります！

コピペ一つにしてもマウスなら

コピー先を選択→右クリック→コピーを選択

→ペースト先を選択→右クリック→ペーストを選択

と工程数が複数ありますが

キーボードだけなら

コピー先を選択→Cntr＋C→ペースト先を選択→Cntr＋V

と少し工程数を減らすことができます。

わずかな差ですが

チリも積もれば山となる！

そこから次はファイル管理の徹底

ファイル名をショートカットで

すぐに開けるように設定したり

いつのどの案件の何のファイルか

一目見ただけで分かるよう命名したりと

管理手法を徹底することで

無駄な検索を

なくすことが出来ます。

そして最後に日々の業務の見直し。

業務効率を更に追求していけば

プログラミング等で作業を

自動化することができますが

まずはその前段階で

効率化できる業務を見つける

癖づけをすることが大切

大抵のルーチンワークは

(全ては難しくても部分的には)

効率化できます。

繰り返し作業を見つけては仕組み化していく

このサイクルを徹底して回していけば

どんどんストレスフリーな働き方が

できるようになります！

効率化は意識さえすれば

誰にでもできることです！

追求すればするほど

効率化スキルはアップしていき

さらに自己研鑽できるようになります！

これを機に

効率化オタクへの第一歩を

踏み出してみませんか？