【業務効率化のやり方に困っている方必見】効率化の方法を知って仕組み化しよう！

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

日々の業務を効率化する手法と

そのサイクルの作り方

をお伝えします！

・仕事がなかなか終わらず残業続き…

・業務を効率化していきたいけれど

   どこから手をつけたら

   良いのか分からない

・どのような作業を

   どう効率化できるのか分からない

このようなお悩みをお持ちの方必見です！

これからお伝えする方法を実践すれば

1ヶ月で効率化のサイクルを

作れるようになります！

そのサイクルを作ったところで

本当に効率は上がるのか？

と思われるかもしれませんが

私自身、業務効率化の勉強を始めて

1ヶ月経った頃には部署内で

最も業務改善を行なったただけでなく

同僚からどのように

作業しているのかと相談が

殺到するようになりました！

勉強を始めるまでは

今から考えると非常に非効率な

働き方をしており毎日残業は当たり前。

それどころか

時間をかけなくて良いところへ

多大な時間を割いていて

自分自身のスキルアップの

チャンスを失ってばかりでした。

当時はどんなことが効率化できるか分からず

自身の働き方が非効率的だという

認識すらありませんでしたが

勉強を始めると

どこを効率化させれば良いかが分かり

日々の業務だけでなく

日常生活まで効率化することが

できるようになりました！

では実際どのように勉強すれば良いのか？

ステップは以下の通りです！

① ショートカットキーを覚える

② 探し物の時間を減らすために

     ファイル保存のルールを徹底管理する

③ 同じ作業をする業務がないか見直し

    定期業務はフォーマット化し

    更新箇所を最小限にする

まず、単純な作業スピードを

アップさせるために

ショートカットキーを

マスターしましょう！

マウスを使っているのと

そうでないのとでは

1つの作業にかかる

処理スピードが

大幅に変わります！

コピペ一つにしてもマウスなら

コピー先を選択→右クリック→コピーを選択

→ペースト先を選択→右クリック→ペーストを選択

と工程数が複数ありますが

キーボードだけなら

コピー先を選択→Cntr＋C→ペースト先を選択→Cntr＋V

と少し工程数を減らすことができます。

わずかな差ですが

チリも積もれば山となる！

そこから次はファイル管理の徹底

ファイル名をショートカットで

すぐに開けるように設定したり

いつのどの案件の何のファイルか

一目見ただけで分かるよう命名したりと

管理手法を徹底することで

無駄な検索を

なくすことが出来ます。

そして最後に日々の業務の見直し。

業務効率を更に追求していけば

プログラミング等で作業を

自動化することができますが

まずはその前段階で

効率化できる業務を見つける

癖づけをすることが大切

大抵のルーチンワークは

(全ては難しくても部分的には)

効率化できます。

繰り返し作業を見つけては仕組み化していく

このサイクルを徹底して回していけば

どんどんストレスフリーな働き方が

できるようになります！

効率化は意識さえすれば

誰にでもできることです！

追求すればするほど

効率化スキルはアップしていき

さらに自己研鑽できるようになります！

これを機に

効率化オタクへの第一歩を

踏み出してみませんか？

【メール処理に追われている方必見】３つのポイントを意識するたけで効率的にメール処理できるようになります！

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

効率的なメール処理術を駆使して

メールを溜め込まなくなる方法

をお伝えします！

・毎日たくさんのメールが届き

   大事な要件を見落としてしまう

・メールの返信に時間がかかってしまい

   仕事の時間の大半をメールに費やしている

・メールの管理が不得手で

    必要なメールを探すのに時間がかかる

もしこのような悩みを抱いだことがあれば

是非これからお伝えするメール術を

試してみてください！

気がづけば

メールアプリをうまく活用し

効率的に働けるように

なっています！

実は仕事において

メール処理にかける時間は

想像以上に多いです。

ビジネスメール実態調査2021という

調査によると世の中のビジネスマンは

メールの処理に

1日平均2時間30分も

費やしているそうです！

 

8時間労働の場合

4分の１以上の時間に相当・・・

もったいないですよね。

この時間をグッと短縮できれば

メール処理以外の業務に時間を割けられ

生産性を高めることができます！

では実際どのようにして

メール処理を行なっていけば良いのか？

その方法は以下の通りです。

１． 処理済みのメールと未処理のメール

　　 保存用のメールとでフォルダを分ける

まずは受信BOXを見た際に

一目で自分が着手すべきタスクが分かるように

処理済みタスクと未処理タスクとで

分けるようにしましょう。

またタスクとして処理はしないけれど

閲覧等の目的で後日利用するメールは

保存用として別途フォルダを設けましょう。

２．テンプレートを用意する

冒頭のあいさつや仕事の依頼等

いつも共通して使う文面があると思います。

そういった文章は全てテンプレート化して

入力の手間を減らしましょう。

使用しているメールアプリ

もしくはすぐに開くことのできるツールに

テンプレートを保存しておきましょう。

３．来たメールに関してはひとまず返信

その場（5分程度）で捌ける内容であれば

メールが来たらその場で捌きましょう。

メールが溜まれば溜まるほど

見落としのリスクが高まります。

なるべく未処理タスクのフォルダが

少なくなるよう努めましょう。

また、少し時間がかかる内容だとしても

ひとまず簡易的に返信し

未処理フォルダに残しておきましょう。

これは人によるかもしれませんが

返信しておくことで相手に

確認したことの意思表示ができます。

また相手へ発信することで

そのタスクを処理しなければならない

という気に自分をさせられるため

先送りの防止にも繋がります。

どうでしょうか？

どれも簡単にできることばかりです。

メール術に限らず何事も下準備が重要！

まずは１、２で

効率的にメールを処理できる

環境を作りましょう！！

【Googleツールに悩まされている方必見！】３つのステップでメインのGoogleツールを使えるようになります！

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

オフィスでよく使われる

Googleツールを

扱えるようになる方法

をお伝えします！

・職場でもGoogleツールを使う

　機会が増えてきたが何が何だかわからない

・Googleツールなら携帯とも

　連携できるはずだが上手くできない

・Googleツールは難しいものも

　多くて独学に挫ける

このようなお悩みをお持ちの方必見です！

1ヶ月で仕事で

メインで使われる

Googleツールを

使いこなせるようになります！

そんな短期間で本当に

理解できるようになるの？

と思われるかもしれませんが

私自身1ヶ月でGoogleツールを

扱えるようになりました！

私は1度職を変えているのですが

新たな職場では

前職では全く使ってこなかった

Googleツールを使っていて

大変戸惑いました。

学生時代の頃から

Officeツールを使っていたため

Googleツールには触れたことがなく

どんなツールが

何のためにあるのか

把握するところから始まりました。

クラウドサービスもよく分からない…

そんな状態でしたが

全体像を学んでからは

一気に理解スピードが

増しました！

Googleツールを

体系的に学んでいくステップは次の通り！

① Googleの提供するサービスの仕組みを知る

② Googleの各ツールの役割を知る

③ 各ツールごとの仕様を知り

     業務を通してアウトプットをしていく

このステップで学んでいけば

1ヶ月で十分Googleツールに

対する理解を深められます！

各ツールの操作方法は

Youtubeでも気軽に検索可能です。

まずは1日5分の勉強から！

気づけばGoogleマスターになっています！

【タスクが素早く捌けない方必見】自分のキャパシティを知って効率的に働く方法

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

仕事の早い人が行う

仕事術を駆使して

効率的に働く方法をお伝えします！

・仕事が速い人はどのように仕事を

　こなしているのか分からない

・いつも仕事が終わらずに残業続き

・作業スピードを上げたいが

 　何をどうしたら良いのかわからない

このような悩みを抱いたことはありませんか？

これからお伝えする仕事術をマスターすれば

残業続きの日々から

脱却できます！

本当に早く仕事ができるようになるのか？

と疑問に思われるかもしれません。

実際、私はこれからお伝えする

仕事術を行った結果

部署内で最も仕事を

さばけるようになりました！

新卒で入社した当初は

タスク管理が上手くできず

タスクの抜け漏れが多発していて

不安な日々を過ごしていました。

タスク管理の手法もなかなか定まらず

あれこれと試して行った結果

効率的なタスク管理術を

見つけました！

以前から1日にどれだけ

タスク処理をしているか

記録していたのですが

効率的なタスク管理の手法にした結果

倍近く処理できる

タスク数が変わりました！

実際に行ったタスク処理の方法は以下通り

① タスクを細分化し、

     タスクの量によって使うツールを決める

② 携帯とPCとでタスク管理ツールを連携させ

     隙間時間でもタスクの整理などが

　できるようにする

③ 1つのタスクにかかる時間をはかり

     1日にこなせるタスクの総量を把握し

     限られたキャパシティの中で

 　処理できるように調整する

この方法を試すことで

隙間時間をも有効活用し

効率的にタスク管理が

できるようになりました！

今日からあなたもタスクの抜け漏れなく

自分の業務を確実にこなせる人

になりましょう！！

【PC上で資料の修正依頼に手間取る方必見】PC上での校閲作業をスピーディにこなす方法

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

面倒なPC上での資料の

校閲作業スピードを

格段にアップさせる方法をお伝えします！

・資料の提出や修正依頼を

    PCで行うのに時間がかかる

・メールなどに記載された修正内容を

    いちいち確認しながら作業するのが面倒

・修正指示の入った添付ファイルの

    読み込みに時間がかかり歯痒い

もしこのような悩みを抱いたことがある方は

是非これからお伝えする方法を試してみてください。

手法を覚えたその日から

これまでとは比べ物にならないほど

効率的に校閲作業ができるようになります！

本当にそんなに劇的に変わるのか？

と疑問に思うかもしれません。

私も初めの頃はデザインの

修正依頼等を毎回紙に記載し

印刷したものをスキャンし送付する…

ということを行っていました。

印刷に時間がかかったり

確認ミスで修正漏れが発生したりと

非効率的な日々を過ごしていました…

しかし！
パソコンの画期的な機能を知ってからは一転

ほとんどの作業を画面上で完結でき

抜け漏れも格段に減らせたことで

作業スピードが今までの2倍以上になりました！

「知っている」のと「知らない」のとでは

大きな差があることを痛感しました。

校閲作業のスピードを格段にあげられる

パソコンの機能のその使い方は以下の通りです。

① メインツール(Office、PDF)の

     コメント機能を駆使する

② メインツールでの修正前と修正後の比較

③ ちょっとした指示は

     Snipping Toolを駆使する

この方法を試すことで

無駄な印刷作業も減り

画面上だけで効率的に指示や編集が

できるようになりました！

世の中で使われている

文書作成のツールは限られていますが

各ツールの機能を

知っている人は意外と少ないです。

1日5分の勉強からで十分！

少しずつ周囲との差をつけていきましょう！

【データの共有に困る方必見！】どんな時でも効率的にデータのやりとりができる方法

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

どんな時でも簡単且つ

効率的にファイルや写真を

共有する方法

をお伝えします！

・私用携帯で撮った写真を

　会社のパソコンに入れたいが、

　スムーズなやり方が分からない

・容量の重すぎるファイルを送るのに

　時間がかかってしまう

・通信エラーが多発してしまい

　思うように写真やファイルの共有ができない

このようなお悩みをお持ちの方必見です！

1ヶ月で様々な共有方法を知り

その場に合う最適な方法で

共有ができるようになります！

そんな短期間で適応できるようになれるだろうか？

と疑問に思われるかもしれませんが

世の中にある資料共有の

種類や原理を理解すれば、

その場にあった対応ができるようになります！

昨今、有線以外にも無線通信を使った

データの送受信の幅が広がっていて

どんどん便利な世の中になっています。

その反面、ひとたび理解が追いつかなくなると

時代に取り残され得るほどに

日々の変化は凄まじいです。

かくいう私も初めは既存のやり方から

脱却することに抵抗があり

新たな通信手法が出ても気にしないでいました。

気づけば周りとの会話についていけず

1人トロトロ作業する羽目に。

その原因はまさに

通信手法やデータ容量についての

理解が足りないことでした。

そこで私は

通信に対する理解を深めようと勉強を始め、

ほんの1ヶ月で理解できるようになりました！

それも無理のない勉強のペースで！

私の勉強した手法は以下のとおりです！

① 大元のデータ通信の構成を知る

② データ容量とデータ形式について知る

③ 通信手法を知り実際に試してみる

単純ですがこの方法を実践することで

あらゆる状況でも難なくデータの共有が

できるようになりました！

ちなみにこの知識を得られれば

国家資格である

ITパスポートへの合格にも繋がります！

ぜひ、お試しください！

【タスクの管理で悩んでいる方必見】効率的にタスク管理を行う方法

こんにちは！

業務効率化オタクのりあんです！

本日は

どれだけ忙しくても

タスク漏れを防げる

テクニックをお伝えします！

・タスクの抜け漏れが酷く

　タスク管理の仕方に悩んでいる

・業務量が多すぎて

　タスクのメモが追いつかない

・タスクの優先順位付けができず、

   結局残業頼りになってしまう

このようなお悩みをお持ちの方必見です！

1ヶ月で自分でも驚くほど抜け漏れが減り

より効率的に仕事ができるようになります！

本当にそんな画期的な方法があるのか？ 

と疑問に思われるかもしれませんが

私自身がこれからお伝えするテクニックを

駆使した結果

部署内で最も多くのタスクを

期限内に捌けるようになりました。

そのスタイルを確立するまで

ネットであらゆるタスク管理の手法を

調べていましたが、どれも上手くいかず

1年近くタスク管理の方法について

模索していました…

しかし、実は大事なのは手法ではなく

どう「仕組み化」するかでした。

そこに気付いてからは日々改良改善を行い

抜け漏れなく仕事ができるようになりました。

そのテクニックとは次の通りです。

①  抱えているタスクを

　  これでもかというほど

　  細かい部分まで抽出し列挙する

②  それぞれに期限を設け且つ

      処理可能な時間を算出して

      スケジュールに組み込む

③   タスクを自分の使いやすい

       ツールに落とし込み運用していく

タスク管理というと

「どのツールを活用すれば良いか」

ということに目がいきがちですが

管理するタスクが出しきれていなかったり

自分のキャパを超えるような

スケジュール管理を行っていては

どんなツールを使用したとしても

上手く管理することはできません。

まずは上記でお伝えした

手順①、②を徹底的に行い

タスク完遂までに必要な

プロセスと所要時間を

正確に算出できるようにしましょう！